Realizacja inwentaryzacji architektonicznej może być konieczna w wielu przypadkach na wielu etapach inwestycji budowlanej. Może ona być realizowana na różne cele i z pewnością jest podstawą do dalszych działań zarówno projektowych, finansowych, jak również prawnych.
W zależności od celu, możemy wyróżnić następujące inwentaryzacje architektoniczne:
• Inwentaryzacje na cele budowlane (remontu, przebudowy, rozbudowy, nadbudowy).
• Inwentaryzacje na cele podziału nieruchomości i wydzielenia lokali mieszkalnych w budynku.
• Inwentaryzacje na cele rozliczenia powykonawczego i rozliczeń dotacji unijnych.
• Inwentaryzacje na cele prawne i podatkowe.
• Inwentaryzacje zagospodarowania terenu i inwentaryzacje zieleni.
Najczęściej wykonuje się ją w przypadku budynku istniejącego, starego, często zabytkowego, dla którego nie istnieje, albo zaginęła jakakolwiek dokumentacja budowlana. Dla tego typu obiektów istniejących należy ją wykonać w zakresie wymaganym dla dalszych celów. Celem tym może być konieczność wykonania robót remontowych, konserwacyjnych, instalacyjnych, przeprowadzenie przebudowy, nadbudowy, rozbudowy lub odtworzenie części lub całości budynku. Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja architektoniczna będzie wówczas stanowiła bazę dla projektantów do wykonania nowych projektów dalszych robót przeprowadzanych na obiekcie. Ponadto, inwentaryzacja budynków istniejących, starych zabytkowych może być sporządzona w celach czysto archiwizacyjnych i dokumentalnych. Ma to znaczenie zwłaszcza przy obiektach o szczególnym znaczeniu historycznym, strategicznym, symbolicznym, czy sentymentalnym. Nawet jeżeli nie planowane są w obiekcie żadne roboty budowlane, stworzona inwentaryzacja architektoniczna będzie wspaniałym dokumentem pozwalającym na odtworzenie budowli lub budynku w razie potrzeby. Może stanowić również bazę do realizacji różnego rodzaju instrukcji, schematów i informacji dla użytkowników obiektu, a w przypadku miejsc historycznych, również dla zwiedzających obiekt.
Bardzo ważnym elementem wykorzystania inwentaryzacji architektonicznej jest konieczność podziału nieruchomości na odrębne lokale, odrębne jednostki itp. Zrealizowana inwentaryzacja architektoniczna jest bazą do realizacji późniejszego projektu podziału, który jest dokumentem pozwalającym na prawny, legalny i oficjalny podział budynku. Bez inwentaryzacji architektonicznej nie będzie to możliwe.
Inwentaryzacja architektoniczna nie musi być realizowana wyłącznie w budynkach starych. Bardzo często wykonuje się ją na budynkach nowych, zaraz po zakończeniu prac budowlanych w celach zobrazowania stanu powykonawczego. Bardzo często się bowiem zdarza, że podczas budowy wprowadza się szereg istotnych zmian w projekcie w stosunku do projektu pierwotnego. Zrealizowana inwentaryzacja architektoniczna pozwala wówczas na ujawnienie różnic i jest podstawą do rozliczeń finansowych pomiędzy inwestorem, wykonawcą i podwykonawcą. Inwentaryzację architektoniczną, powykonawczą zazwyczaj wykonuje się na bardzo dużych inwestycjach, gdzie wprowadzane zmiany w ilości, parametrach, rodzaju i jakości materiałów budowlanych mogą oznaczać bardzo duże rozbieżności finansowe. Wówczas Inwestor zleca realizację inwentaryzacji powykonawczej, żeby upewnić się, że wszystkie pieniądze są dobrze wydane i zagospodarowanie, bez marnotrawstwa na budowie. Takie rozliczenia na bazie inwentaryzacji architektonicznych, powykonawczych są za każdym razem wykonywane w przypadku otrzymania przez Inwestora dotacji, kredytu, zapomogi i innych pożyczek u instytucji wymagających kontroli.
Inwentaryzacja architektoniczna powykonawcza może być również zlecona przez wykonawcę, który dochodzi swoich praw i należnego wynagrodzenia od Inwestora w wyniku wprowadzenia koniecznych zmian, nie uwzględnionych wcześniej w projekcie budowlanym lub w umowie z Inwestorem. Tego typu inwentaryzacja może być wykorzystana również na drodze sadowej, przy sporach pomiędzy stronami uczestniczącymi w inwestycji.
Inwentaryzacja architektoniczna może również obejmować zewnętrzne części nieruchomości, czyli otaczający teren. Inwentaryzację istniejącego zagospodarowania terenu wykorzystuje się również przede wszystkim do realizacji dalszych projektów zmian w otoczeniu, projektowaniu branży drogowej, sieci instalacyjnych, nowych nasadzeń zieleni itp. Często bowiem same mapy geodezyjne nie wystarczają żeby zrobić bardzo szczegółowy, wykonawczy projekt zagospodarowania terenu, w tym utwardzeń, ścieżek, dróg, zieleni i małej architektury.
